Традиційний підхід до бюджетування, як правило, супроводжується деякими зайвими втратами часу, грошей та мотивації. Це зумовлено тим, що при підготовці бюджету відсутні правила, через які виникає затримка з прийняттям рішення. Часто це викликає також необхідність доопрацювання документу, виправлення помилок і, відповідно, виконується великий обсяг роботи.
Є кілька кроків для уникнення звичних бар'єрів і негараздів при формуванні бюджету:
1. варто чітко сформулювати правила та критерії прийняття рішення. Завдяки цьому, процес виглядатиме більш передбачуваним і заощадить час при прийнятті рішень.
2. передати контроль над дотриманням правил та критеріїв прийняття рішення на етапі підготовки бюджету;
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Чому знання важливі при веденні бізнесу
Ефективним бюджет буде у тому випадку, якщо його планування відбуватиметься ковзним методом. В компанії повинні розуміти, що послідовне планування – коли новий план формується після закінчення терміну дії попереднього – на практиці призводить до ще більших затрат.
Кращим методом є постійне формування бюджету на чотири квартали. Після завершення кожного з кварталів, бюджет переглядається і додається новий квартал. При такому методі планування є безперервним і дозволяє "заглянути" дальше, ніж лише на рік.
Інфографіка: "Велта"
Відповідно до цих критеріїв, процес бюджетування можна поділити на дві методики: традиційне бюджетування та процес постійного удосконалення.
Характеристики традиційного бюджетування: цілі – абсолютні величини; бюджет – статичний, річний; контроль проводиться лише за відхиленням від річного плану; мотивація на досягнення лише абсолютних цифр; ресурси розподіляються непрозоро.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: 5 причин почати бізнес без стартового капіталу
Процес постійного удосконалення: цілі – безперервне відносне покращення; бюджет – ковзний; контроль не за відхиленням від плану, а за трендами; мотивація на постійне відносне покращення; ресурси – доступні за запитом.
На практиці, чим більше ви часу витрачаєте на формування бюджету, тим більше коштів знадобиться на цей процес. Водночас скорочення термінів підготовки бюджету в три рази, дозволить у 8 разів зекономити витрати.
Правильне бюджетування:
При правильному формуванні бюджету, компанія отримує такі переваги:
- більш передбачливі результати діяльності бізнесу;
- узгодження джерел і направлення фінансування;
- узгодження і перерозподіл податкових зобов’язань;
- контроль над видатками;
- узгодження грошових платежів і надходжень для уникнення "касових розривів";
- системність процесу планування;
- можливість делегування повноважень (при попередньому схвалені діяльності);
- можливість встановити цільові показники для центрів відповідальності;
Саме планування бюджету не забезпечить вибору найкращого асортименту для виробництва та реалізації, не зможе дати оцінку обґрунтуванню окремих витрат і оцінити діяльність компанії або її підрозділів. Проте через бюджетування можна організувати процес для виконання цих дій.
ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ: Як завжди мати гроші: 7 порад
Система бюджетування повинна бути:
- відкритою;
- аналітичною;
- "ковзною";
- багатоваріантної;
- багатовалютною;
- регламентована;
- автоматизованою;
Результатом бюджетування є подання цілісної картини в плановому періоді, яка включає в себе:
- майновий стан;
- фінансові результати діяльності;
- виплати та надходження грошових коштів;
Тому об'єктами планування є не окремі показники (параметри) діяльності, а всі операції підприємства/холдингу.
За матеріалами учасників фінансового форуму "IV CORPORATE FINANCE FORUM" Юрія Пінчука (фінансовий директор компанії "Велта") та Ольги Заремби (фінансовий директора Midland Development Ukraine)
